Что такое LMS и как они помогают управлять обучением

Десять таблиц Excel, папки с хаотично раскиданной информацией, орава чатов и памятка от предшественника со словом «Держись». Можно засекать минуты, через которые новый сотрудник сбежит из компании. Без структурированного обучения и базы данных новые работники запутаются и уйдут, старые — не будут информированы, а бизнес потеряет время и деньги.

Избежать этого можно с LMS (Learning Management System). На основе исследования от MegaResearch, РБК сообщили, что процент компаний, использующих LMS, растёт с каждым годом: с 2020 его объём достиг 4,49 млрд и по прогнозам достигнет 6,72 млрд в 2027. Почему же LMS так активно внедряют, какой от него профит? Рассмотрим в этой статье.

Что такое LMS простыми словами

LMS — это онлайн платформа для компаний, которая позволяет управлять обучением персонала и отслеживать результаты. Её основные цели:

• сделать обучение удобным и персонализированным;
• ввести механизмы онбординга и адаптации новичков;
• мотивировать людей обучаться самостоятельно;
• автоматизировать распространение информации;
• собрать статистику и аналитику.

LMS позволяет создать единое хранилище информации, создать по нему урок или курс, а затем отследить успехи каждого сотрудника и выявить общую статистику, чтобы в будущем исправить ошибки и сделать обучение доступнее.

Помимо этого в LMS встроена геймификация, то есть игровые механики. Это помогает вызвать у людей желание обучаться по собственной инициативе в погоне за наградами и высоким рейтингом (тот же Duolingo с лигами показал, что это положительно влияет на прохождение уроков).

LMS или СДО?

На рынке России есть ещё понятие СДО, система дистанционного обучения, которое используют как эквивалент LMS. Только вот это не совсем корректно. СДО работает исключительно онлайн, тогда как LMS позволяет планировать и офлайн занятия.

СДО подходит только для онлайн обучения, поэтому бизнес чаще обращается к LMS, так как важно организовывать и офлайн мероприятия, тренинги и встречи.

Зачем бизнесу LMS: задачи, которые она решает

Онбординг и адаптация сотрудников

Каждого нового сотрудника необходимо познакомить с жизнью внутри компании и обучить, и это занимает от пары дней до нескольких месяцев. Чтобы освободить HR-отдел, руководителя и других коллег от постоянного повторения информации, на LMS создаются курсы и базы данных для новичков, где старшие сотрудники подключаются только при возникновении вопросов.

LMS сама автоматически направляет необходимые курсы на новую учётную запись, тестирует и проверяет ответы. Это автоматизирует процесс и делает его удобным, в первую очередь, для новичка, создавая комфортные условия для онбординга.

Обучение и повышение квалификации

При внедрении нового продукта или процесса работы нужно объяснить всем сотрудникам, как и что делать. LMS позволит создать обучение, чтобы донести информацию до каждого работника. Благодаря этому не возникнет эффекта «сломанного телефона» при передаче знаний, и все будут осведомлены единовременно.

Также на платформе удобнее проводить повышение квалификации и отслеживать рост каждого сотрудника.

Обучение сотрудников на удалёнке

LMS решает проблему с работниками из других городов или на удалённом формате. Компании больше не надо оплачивать командировки — достаточно просто дать доступ к платформе и наблюдать, как человек со сказочного Бали проходит курс.

Обучение и база данных для партнёров и клиентов

На LMS можно хранить информацию не только для сотрудников. Например, ваша компания занимается продажей техники: на платформе можно создать обучающие видео-курсы по использованию и борьбе с распространёнными неполадками и хранить мануалы.

Это не только облегчит жизнь сервисным сотрудникам, но и положительно повлияет на лояльность клиентов и партнёров.

Формирование кадрового резерва

Список многообещающих сотрудников, которых в случае необходимости можно перевести на экспертную или управленческую вакансию, называют кадровым резервом. Его можно с лёгкостью сформировать с помощью LMS платформы, так как она позволяет анализировать успехи каждого работника и подготовить обучение для перехода на новую должность.

Как работает LMS

Логика платформы

1. Загрузка контента

Первым делом нужно загрузить все учебные материалы и информацию на платформу. Удобный интерфейс и конструктор курсов помогут сделать это быстро и настроить персонализированное обучение.

2. Назначение курсов

Далее выбираются сотрудники, которые будут проходить созданные вами курсы. Сотрудников можно сортировать по отделам, ролям или категориям из разряда «новые работники» и так далее.

3. Прохождение обучения

Курс может состоять из одного или нескольких модулей. Форма урока выбирается преподавателем: текстовый или видео-формат.

4. Тестирование

После прохождения курса ученикам даётся тестовое задание для проверки полученных знаний (или того, получили ли они эти знания в целом). Это не позволит сотруднику пройти обучение для галочки. Тестирование и проверка проходят в автоматическом режиме, как и выдача наград за удачное завершение.

Помимо оценки знаний можно оценить и сам курс, его логику, удобство или спикера.

5. Аналитика

Система собирает все результаты и передаёт их организатору курса для подведения итогов и оценки того, насколько удачны были структура курса и метод донесения информации. После можно будет внести корректировки при необходимости. Также оцениваются успехи сотрудников.

Роли

Все пользователи платформы делятся на три основные группы.

• Администраторы
  Эти люди отвечают за добавление новых сотрудников, курсов, присвоение ролей и за другие организационные вопросы. У них есть доступ ко всем функциям платформы и к её кастомизации под компанию.
• Сотрудник
  Имеет меньше свобод в работе с самой платформой на уровне организации, так как может только менять свой профиль. Это простой пользователь.
• Руководитель
  Ему может быть присвоено больше доступов, например, к журналу транзакций. Руководитель может быть и администратором.

Основные функции LMS

Пример функций современной LMS (на базе платформы для обучения Gamification Lab):

• Автоматизирует создание курсов через конструктор
• Автоматизирует назначение и проверку курсов
• Предоставляет индивидуальные отчёты и общую статистику
• Масштабируется от малого до крупного штата (1000+ человек)
• Встроены рейтинги, уровни, ачивки и игровая валюта
• Встроена система чатов, уведомлений и комментариев
• Доступна мобильная версия

Виды LMS: какие бывают системы

По размещению

• Облачные
  Такая LMS хранится на серверах поставщика, и доступ к ней вы получаете через облако, чаще всего через систему подписки.
  
  Это позволит вашей компании обойтись без серверной комнаты и отряда IT-специалистов, так как все заботы об уходе за электроникой и настройкой системы лягут на плечи провайдера. Запустить LMS вы тоже сможете сразу, после покупки.
  
  Главный плюс облачной системы — это сохранность данных. Даже если у вас отключат интернет, не волнуйтесь, все данные на серверах поставщика сохранятся.
• Коробочные
  Или серверные. В этом случае сервера для LMS вам придётся предоставить самостоятельно, как и настраивать всю систему. Провайдер же лишь установит свою LMS на ваши сервера.
  
  Этот вариант занимает больше времени на реализацию, но его главный плюс — это конфиденциальность данных. Главный минус же заключается в том, что в случае поломки всех ваших серверов информация может быть потеряна.

По назначению

• Корпоративные
  Изначально создаются для компаний и имеют механизмы для адаптации новичков, мотивации сотрудников и оценки их квалификации. Также могут быть использованы для обучения партнёров и клиентов, для повышения статуса компании.
• Образовательные
  Такие LMS нужны для управления учебным планом, адаптация студентов их не так сильно интересует, как передача знаний: в них интегрируют библиотеки, с их помощью проводят тестирование и экзаменацию.

По уровню кастомизации

• Готовые решения
  Сейчас компании предлагают уже готовые LMS с небольшими возможностями кастомизации интерфейса под стиль заказчика. Это простое решение для быстрого введения LMS в работу. Вам лишь надо опробовать несколько моделей и найти подходящую под ваши задачи.
• Самостоятельные разработки
  Если вдруг вы решаете, что ни одно из готовых решений не отвечает вашим запросам, то можно с нуля создать всю систему, функциональные возможности и интерфейс. Сколько это займёт? От нескольких месяцев до пары лет. Такой проект может оказаться в итоге идеальным, но он очень дорогой.

Когда действительно нужна LMS

LMS — это удобная система, однако она не всегда является необходимостью. Чтобы не допустить лишних растрат, компания должна понимать, насколько ей правда нужна эта платформа.

Причины для установки LMS:

✔️ Большой штат: если число сотрудников превышает 250 человек, то можно задуматься о введении более структурированного обучения и хранения информации.

✔️ Удалённая работа: если в вашей компании работают люди из разных городов, то LMS сделает управление процессами удобнее для всех.

✔️ Обязательное обучение: если вы знаете, что для работы у вас необходимо пройти обучение, то удобнее будет сформировать курсы на платформе.

✔️ Контроль и отчётность: нужны чёткие и отслеживаемые результаты? Платформа автоматически составит их для вас на основе тестов.