Подбор новых специалистов и замена уволившихся сотрудников — дорогое удовольствие: стоимость замены сотрудника составляет от 50 до 200% его годового дохода (Gallup, SHRM). Так как же компании уменьшить текучесть и удерживать ценные кадры? Exit-интервью.

Это инструмент, который позволит точно определить причины ухода, удержать согласных и внедрить изменения в рабочие процессы, чтобы предотвратить будущие увольнения. Правильно проведённое, оно поможет сократить расходы на найм.

В этой статье мы покажем, как даже увольнение сотрудника можно обернуть выгодой для компании.

Что такое exit-интервью

Exit-интервью или выходное интервью — это беседа с уходящим из компании человеком, в ходе которой он делится своим опытом работы. Такая беседа помогает HR-сотрудникам взглянуть на работу изнутри, чтобы выявить истинные причины и проблемы.

Однако у интервью, чтобы оно сработало и смогло выполнить свои функции, есть необходимые условия для проведения:

  • сотрудник должен чувствовать себя безопасно: то есть он должен знать, что интервью не повлияет на отношения между ним и компанией или рекомендацию, а результаты не будут передаваться непосредственному руководителю с указанием имён;
  • интервью должно приводить к изменениям: если сотрудники увидят, что после серий бесед в компании ничего не меняется, и HR сотрудники не объясняют причин сохранения всех процессов в первозданном виде, то тогда люди не захотят тратить время на «формальность»;
  • HR должен слушать, а не пытаться переубедить: если человек поймёт, что его точку зрения не рассматривают и спорят с ней, то он закроется и ничего не расскажет.

Пять функций выходного интервью

  1. Выявление проблем в HR-процессах

Причины увольнения могут крыться в плохой системе мотивации, адаптации, неудобных условиях труда или в токсичной атмосфере в отделе. Поняв это после беседы, HR сможет внести коррективы, чтобы снизить количество уходов из компании по этой причине.

  1. Удержание сотрудников

Сразу оговоримся — удержание не должно быть целью интервью. Удержание является одним из эффектов, которого можно добиться, если позволяют обстоятельства. Например, выходное интервью с ценным сотрудником. Его причиной увольнения может быть недовольство уровнем зарплаты или должностью. Тогда HR предлагает пересмотреть условия, и если сотрудник соглашается, то получается удержать кадр.

Сохранять ценных сотрудников всегда дешевле, чем искать новых специалистов, поэтому exit-интервью является одним из механизмом сохранения бюджета на найм.

  1. Сохранение репутации

Репутация компании влияет на её сотрудничество с другими брендами, процесс подбора кандидатов, скорость найма и отношение клиентов к продукту. Поэтому важно следить за неё и защищать её.

Законченное же на хорошей ноте сотрудничество повысит шансы того, что негативных отзывов о работодателе сотрудник не оставит. Правильно выстроенная беседа поможет сгладить углы или даст человеку высказать всё своё недовольство. Ну а если это не помогло, то тогда HR-отдел хотя бы будет знать, чего ожидать, и сможет в случае необходимости подготовиться.

  1. Выявление нарушений

Бывают случаи, когда сотрудник сталкивается с превышением полномочий по отношению к себе или даже с хищением средств, но не может ничего об этом рассказать из-за положения. Выходное интервью в безопасной обстановке позволяет ему рассказать о таких случаях. Правда, HR всегда должны помнить, что некоторые люди могут от обиды рассказать заведомую ложь, поэтому всегда необходимо проводить внутреннее расследование прежде, чем применять меры.

  1. Создание причины для возвращения

Иногда сотрудники могут снова прийти в компанию, например, повысив свои компетенции или перейдя в абсолютно новую должность после обучения. Но такое возвращение возможно только в том случае, если прощание было проведено правильно и уважительно по отношения ко всем сторонам.

Либо же уходящий сможет порекомендовать кому-то из своих знакомых компанию как место работы, даже несмотря на своё прощание с ней.

Формы exit-интервью

Есть два основных способа проведения выходного интервью: устно или в письменной форме.

  • Устное

Формат для откровенной беседы, где нет ограничений в длине ответа или количестве уточнений. Однако он требует от интервьюера полной отдачи и серьёзной подготовки: умение вести диалог, поставленную речи, заготовки вопросов и так далее. Может проводиться как вживую, так и в виде онлайн-встречи.

  • Письменное

Анкета и опрос проще в проведении для HR, но при этом могут вызвать затруднения у сотрудника. Результаты анкет (особенно электронных) проще анализировать, так как нет необходимости расшифровывать аудио или собственные записи, сделанные во время разговора.

Нет универсального решения по выбору формата для выходного интервью. Всё зависит от самого человека и ситуации. Например, кому-то может быть проще излагать мысли письменно, а кому-то надо выговориться.

Один из вариантов — сочетать оба формата, то есть сначала проводится опрос, а потом беседа на его основе.

Как выбрать подходящее время для интервью

Вот человек подписал заявление об увольнении. Далее у компании есть небольшой временной промежуток для прощальной беседы. Какой день будет самым подходящим?

  • Проводить выходное интервью в тот же день, когда было подано заявление, — не самый эффективный вариант. В этот день человек может быть очень эмоционален, потому не сможет дать полноценной оценки по всем интересующим HR вопросам.
  • За несколько дней до ухода — оптимальный вариант. Сотрудник уже согласовал большинство вопросов по передаче доступов или инструкций, но пока ещё остаётся частью процессов. Хороший момент, чтобы спросить, что ему нравилось или не нравилось в них.
  • Последний день в компании — ещё один вариант для проведения интервью. Сотрудник уже почти полностью освобождён от какой-либо ответственности перед компанией и бумажных вопросов, поэтому может быть более открытым в разговоре.

Когда не проводить интервью

Бывают ситуации, в которых выходное интервью является неэффективным или невозможным. Например:

• Увольнение за дисциплинарное нарушение — сотрудник будет защищаться, информация будет необъективной.

• Испытательный срок менее 3 месяцев — недостаточно опыта для оценки.

• Явные признаки психологической нестабильности — отложите беседу или предложите поговорить с психологом компании.

• Конфликт интересов (например, сотрудник переходит к конкуренту) — минимизируйте детали, сосредоточьтесь на общих вопросах.

Кто проводит выходное интервью

Конечно же, первый и самый очевидный вариант — HR-сотрудник. Это хороший выбор, так как HR является относительно нейтральным лицом для увольняющегося сотрудника. Но он не всегда знает детали работы человека, и без подготовки может провести очень формальное и отстранённое интервью.

 Ещё один вариант — руководитель. Он куда лучше знает все процессы, в которых задействован увольняющийся, поэтому вопросы могут быть детальнее. Однако здесь есть свои риски: если причиной увольнения был именно руководитель, то работник может не сказать всей правды. Чаще всего этот вариант не используется.

Внешний консультант является ещё одним лицом, что может стать интервьюером. Это нейтральное лицо, которому платят за объективность, поэтому сотрудник может открыться. Риск в этом случае — выбор плохого специалиста или проведение шаблонного интервью, не учитывающего контекста.

Этапы подготовки к интервью

  1. Сбор информации. Вы должны узнать всё о «жизненном пути» сотрудника в компании, его вкладе в бизнес-цели, личных достижениях, а также неудачах, проблемах или конфликтах. Всё это позволит составить правильные вопросы без стандартизированного подхода. Главными источниками информации являются руководитель, ближайшие коллеги, корпоративный портал и метрики.
  2. Собственно, составление вопросов. Используйте закрытые и открытые вопросы, предложите несколько путей развития диалога и сделайте заготовки под них.
  3. Создание подходящих условий. Как уже говорилось, сотрудник должен чувствовать безопасность. Поэтому подберите удобный кабинет, в котором не будет посторонних. Лучший вариант — переговорная. Также обозначьте условия: что это никак не повлияет на дальнейшую судьбу человека в рабочей сфере.

Важно: если работник не изъявляет желания общаться с HR, и это не единичный случай, значит в компании есть фундаментальная проблема с HR-брендом и доверием к сотрудникам этого отдела.

Применяем результаты на практике

После окончания интервью вся информация собирается для дальнейшего анализа, чтобы потом HR-отдел мог внести коррективы в рабочие процессы. Конечно же, вносить коррективы после одного интервью не стоит. Это должна быть повторяющаяся процедура для выявления закономерностей.

Какие изменения может вносить компания?

  • Работа с компетенциями руководителей: если многие отмечают, что их начальник не всегда может донести свою мысль или груб в общении, то компания может принять решение развить новые навыки у руководителя.
  • Изменение процессов: HR не может сделать всего самостоятельно, поэтому потребуется вовлечение руководящего звена. Поменять можно процесс адаптации, обучения или запроса информации между отделами.
  • Корректировка ролей и зон ответственности.
  • Пересмотр системы KPI и мотивации.

Внедряя изменения, HR-отдел покажет сотрудникам, что выходное интервью не является простой формальностью, поэтому у них потом останется меньше причин для отказа от подобной беседы в случае увольнения. Также это повышает лояльность к компании, что слушает даже уходящих работников.

Если HR умеет составлять вопросы для грамотного диалога с увольняющимися коллегами, то компания получает сильный инструмент для улучшения процессов, репутации и снижении текучести кадров. Для этого требуется подготовка и использование шаблонов. 

Мы составили для вас такой шаблон, чтобы вы могли на его основе комплексно подготовиться к предстоящему интервью.