Как правильно организовать онбординг и оффбординг сотрудников

Работа с персоналом — это мастерство выстраивать правильный жизненный «цикл» сотрудника в компании. От приёма на работу до увольнения. Если HR-менеджер не умеет этого, то высокая текучесть кадров и негативные отзывы бывших работников не заставят себя ждать.

Так как же правильно организовать онбординг и оффбординг? Расскажем в этой статье.

Что такое онбординг

Онбординг — это процесс постепенного внедрения сотрудника в рабочие задачи, коллектив и культуру компании. Заложенные во время него основы определят курс всей дальнейшей работы новичка.

Главная цель процесса: объяснить правила и должностные обязанности и предоставить всю информацию, необходимую для самостоятельной и эффективной работы.

Онбординг начинается не с первого дня работы нового сотрудника, а до этого. HR-специалисту необходимо подготовить все документы, рабочее место, оформить пропуски и рассказать коллегам о планирующемся расширении команды.

Что такое оффбординг

Оффбординг — это процесс увольнения сотрудника с последующей передачей знаний, задач, обратной связи с обеих сторон и документов.

Главная цель процесса: снизить стресс всех участников, провести всё в соответствии с законом, обменяться опытом и попрощаться на хорошей ноте.

Оффбординг является отражением компании в глазах соискателей: плохо реализованное увольнение приведёт к негативным откликам как на сайтах по поиску работы, так и просто среди знакомых уволенного. А это, в свою очередь, приведёт к падению имиджа компании и HR-отдела.

Связь онбординга и оффбординга

	Онбординг	Оффбординг
Цель	Быстро и безболезненно вовлечь	Правильно отпустить
Документы и информация	Выдать и объяснить	Собрать и закрыть доступ
Знания	Передать новичку	Получить от уходящего
Имидж	Создать хорошее первое впечатление	Создать хорошее последнее впечатление

Почему бизнесу важно выстроить оба процесса

1. Хороший онбординг:

✅ текучесть снижается на 25% (исследование SHRM 2023);

✅ ускоряет адаптацию на новом рабочем месте;

✅ повышает вовлечённость сотрудника;

✅ позволяет сохранить корпоративную культуру.

2. Хороший оффбординг:

✅ снижает репутационные риски;

✅ защищает данные компании.

Этапы онбординга сотрудников

1. Пребординг

Проводится подготовка всего необходимого до прихода сотрудника: организуется рабочее место, подготавливаются документы на подпись, оформляются допуски к личному кабинету, офису и информации, а также закупается канцелярия или приветственные мини-подарки. Плюс HR-специалист составляет план онбординга и адаптации и назначает наставника, если это предусмотрено в компании.

2. Первый рабочий день

В первый день важно помочь сотруднику справиться со стрессом от вступления в должность и знакомства с коллегами. Для этого HR-отдел и руководитель встречают его, выдают всё необходимое и проводят экскурсию по офису, встречи или инструктажи. Главная цель — продемонстрировать корпоративную культуру и внушить чувство защищённости.

3. Первая неделя

В этот момент идёт погружение в рабочие задачи сотрудника, и он начинает понимать свою роль в компании и зону ответственности. HR-специалист в свою очередь должен помочь с изучением рабочих инструментов и продуктов: для этого используются тренинги, курсы или личные встречи.

4. Первый месяц

За месяц новичок должен научиться работать самостоятельно, обращаясь с вопросами только по важным или сложным задачам. HR-сотрудники же прекращают постоянное курирование и передают человека под управление руководителя. На этом этапе стоит давать новому работнику курсы для самостоятельного прохождения и больше рядовых задач.

5. Завершение онбординга

Окончание этого процесса зачастую совпадает с окончанием испытательного срока, по итогу которого сотрудник обычно становится более самостоятельным. Он соблюдает дедлайны и становится полностью ответственным за результаты своей работы.

Этапы оффбординга

Получение заявления или подготовка документов

В зависимости от того, чьей стороной инициировано увольнение, первый этап может выглядеть по-разному:

• Либо сотрудник высказывает желание разорвать рабочие отношения с компанией и доносит эту информацию до HR-отдела и руководителя;
• Либо компания собирает все необходимые документы и причины для увольнения сотрудника, чтобы это было правомерное действие, и предоставляет их человеку для ознакомления. Лучше всего делать это в рамках личной встречи.

Передача знаний и задач

В процессе работы сотрудник приобретает новые знания или дополняет уже существующие. Эти знания необходимо передать тому, кто придёт на смену уходящему работнику. Делает это посредством памяток, чек-листов или гайдов, что составляются самим сотрудником, документацией процессов и созданием регламентов с помощью HR-менеджера или руководителя. Все эти материалы заносятся в базу знаний компании.

Отключение доступов и возврат оборудования

В последний день у сотрудника забирают доступы ко всем системам компании, таким как корпоративный портал, база знаний, почты и так далее. Это необходимо, чтобы поддерживать безопасность и сохранность корпоративной информации. Также забирается пропуск, ключи к кабинетам, если они выдавались, и рабочая техника (телефон, ноутбук и другое). Некоторые компании формируют задокументированные чек-листы по сдаче доступов и оборудования, чтобы ничего не забылось.

Exit interview

Ещё один важный этап — финальная беседа с уходящим сотрудником. Она необходима для обмена опытом: сотрудник предоставляет свою критику или похвалу, HR-менеджер предоставляет свою. Это позволяет обеим сторонам развиваться в лучшую сторону. Вопросы стоит разделить на несколько групп и узнать, что человек думает о коллегах и руководителе, офисе, рабочих процессах и их структуре, корпоративной культуре. Уходящие сотрудники более открыты к честному разговору, так как их больше ничего не сдерживает.

Завершение сотрудничества

Проверяются все предыдущие этапы, после чего сотрудника отпускают. Можно провести прощальную встречу с коллегами уволенного сотрудника и пожелать ему хорошего пути. Ещё один вариант — подарить на память о компании сувенир, чтобы закрепить хорошее впечатление от оффбординга. Однако завершение официального сотрудничества не означает полное расторжение связей. Всегда есть шанс встретиться с этим человеком при сотрудничестве с другой компанией или на конференции. По этим причинам и важно сохранять хорошие отношения с человеком даже при увольнении.

Ошибки в онбординге и оффбординге

Ошибки онбординга

1. Отсутствие наставника: новому сотруднику необходим старший коллега, который уже знаком со всеми внутренними процессами в компании. Иначе новичок может потеряться.
2. Перегрузка информацией: не нужно пытаться уместить в один день все знания, которые были наработаны в компании за года. Вводите сотрудника в курс дела постепенно, и тогда информация усвоится и не перемешается.
3. Отсутствие обратной связи: люди мысли читать не умеют, поэтому необходимо доносить до новичка, что было сделано правильно, а что стоит исправить. Это поможет всем и приведёт к эффективной работе.
4. Отсутствие плана: онбординг должен иметь этапы, по которым он проводится, иначе этот процесс превратится в хаос и потратит время всех участников.
5. Одинаковый подход ко всем: люди разные, как и должности, на которые они пришли. Необходимо адаптировать процесс под нужды кандидатов.

Ошибки оффбординга

1. Недостаточная коммуникация: это может привести к недопониманиям как со стороны HR-менеджера, так и сотрудника. Например, сотруднику сообщают об увольнении последним или не сообщают о причинах. Или сотрудник не понимает, что ему нужно оставить памятку и уходит без передачи знаний.
2. Отсутствие плана: без чёткого плана решения будут приниматься спонтанно, что приведёт к путанице и раздражению среди сотрудников.
3. Проблемы с документацией: тут стоит быть аккуратным, так как это может грозить штрафами или судом.
4. Игнорирование знаний сотрудника: иногда компании не проводят финального интервью или не просят оформить важную информацию в документы, думая, что следующий сотрудник сможет разобраться. Однако это критичная ошибка, которая лишь затормозит компанию в развитии.
5. Эмоциональное поведение: HR-менеджер должен проявлять уважение по отношению к уходящему сотруднику, даже если между ними были разногласия в прошлом. Это сохранит лицо и репутацию HR.

Как автоматизировать онбординг и оффбординг

Рассмотрим инструменты, что помогут сделать процесс приёма работников и прощания с ними быстрыми и понятными для всех.

• HRM-системы. Это платформы, на которых автоматизируется подбор персонала, онбординг и адаптация. Также там встроены алгоритмы для HR-аналитики;
• LMS. Или Система управления обучением. Она нужна для автоматизации обучения сотрудника через курсы, уроки и тестирования;
• Базы знаний. Хранилище всей корпоративной информации;
• Корпоративный портал. Это единая платформа для всех сотрудников, где проходят рабочие процессы, есть обучение, документация и база знаний. На ней же осуществляется коммуникация;
• Чек-листы. Помогают структурировать получение информации по этапам;
• Автоматические маршруты. Позволяют выстроить процесс в виде квеста, который сотрудник выполняет сам;
• Аналитика HR-процессов.

Инструменты для автоматизированных HR-процессов особенно важны для компаний с большим штатом или планами на расширение, ведь там приходится вести работу сразу с несколькими людьми.

Как онбординг и оффбординг влияют на HR-бренд компании

1. Отзывы сотрудников

Если все процессы выстроены правильно, то есть шанс, что сотрудник оставит хороший отзыв. Если же процессы выстроены плохо, то получить негативный отклик будет проще простого.

2. Рекомендация работодателя

Сотрудник может уйти по личным причинам, при этом сохранив хорошее отношение к компании. Это позволит ему с чистой душой посоветовать компанию как место работы своим знакомым.

3. Повторный найм

Rambler: треть сотрудников возвращаются на предыдущее место работы. Это возможно благодаря обновлённым соглашениям и хорошо проведённым процессам найма и увольнения, что позволили сохранить хорошее отношение к компании.

4. Репутация компании на рынке

Случаи плохого увольнения приводят к ухудшению имиджа или юридическим проблемам. Плохой онбординг тоже может отпугнуть соискателей. Всё это уменьшит шансы компании найти хороших специалистов и развиваться.