Онбординг сотрудников

Найм нового сотрудника и его внедрение в работу — трудоёмкий процесс, ошибка в котором обойдётся компании дорого. По этой причине крайне важно грамотно выстроить онбординг и адаптацию, ведь от их качества зависит, останется человек или уйдёт.

Сегодня мы сфокусируемся на онбординге и разберем, что это такое, как он работает, и почему так важен.

Что такое онбординг

Онбординг сотрудников — это плавный процесс ввода человека в работу компании. Он помогает человеку сориентироваться в предстоящих задачах, изучить инструменты, понять основы своих должностных обязанностей и корпоративной культуры.

Чем онбординг отличается от адаптации

Онбординг и адаптация неразрывно следуют друг за другом. И если онбординг является первым шагом, то адаптация уже глубже погружает человека в его полный перечень должностных обязанностей.

Нельзя обойтись без одного из этих этапов при вводе сотрудника, так как:

• Онбординг без адаптации приведёт к непродолжительным положительным результатам со спадом после.
• Адаптация без онбординга вызовет у сотрудника ощущение хаоса и испугает большим количеством непонятной информации.

Почему онбординг важен для компании

В течение первого месяца на работе новый работник отвечает для себя на несколько вопросов: Подходит ли мне это место работы? Согласен ли я на эти рабочие условия? Понимаю ли я свои задачи, какие инструменты у меня есть? Согласен ли я с корпоративной культурой этой компании?

В результате он принимает решение, то есть либо уходит, либо остаётся.

Онбординг как раз таки предоставляет ответы на эти вопросы без лишних сложностей для нового сотрудника и также помогает принять правила игры.

Если же онбординга как такового нет, то может образоваться ситуация постоянной текучести кадров. А для бизнеса это — излишняя трата денег и времени.

Кто участвует в онбординге

Для успешного онбординга необходимо участие трёх лиц:

HR-сотрудник

Он принимает самое активное участие в онбординге: подготавливает рабочее место для новичка и все необходимые доступы заранее; подготавливает документы и программу приёма; знакомит с коллективом и основными правилами поведения; организует обучение и следит за результатами.

Хороший HR-специалист должен понимать, что на найме его работа только начинается, и что успешность онбординга зависит от того количества внимания и усилий, что HR вложит в него.

Руководитель отдела

Этот человек даёт уже более точные ответы на вопросы новичка: каковы задачи и их количество, как работает отдел и его структура, каковы зоны ответственности коллег. Также руководитель будет отслеживать то количество нагрузки, что оказывается на нового сотрудника, то есть он не должен допускать чрезмерной занятости.

Топ-менеджер

Участие человека, что занимает высокую руководящую позицию, может ограничиваться небольшой встречей или вводной презентацией. Но даже это скажется на общем впечатлении нового сотрудника, так как продемонстрирует, что его приём в компанию был ожидаем.

Этапы онбординга

Теперь рассмотрим, какова программа онбординга.

1. Пребординг

Цель: Завершить необходимые приготовления для лёгкого старта работы.

Действия со стороны HR и руководителя:

• Подготовить рабочего места (оборудование стола, заказ стульев и канцелярии и так далее);
• Подготовить документов, пропусков или корпоративной одежды, если такое подразумевается;
• Связаться с IT-отделом по оформлению учётной записи и доступов к платформам компании;
• Объявить другим членам команды о предстоящем пополнении;
• Составить план адаптаци;
• Назначить наставника.

2. Первый рабочий день

Цель: Показать новому сотруднику атмосферу и то, что он был ожидаем.

Действия со стороны HR и руководителя:

• Встреча работника и выдача всей необходимой информации, пропусков и доступов;
• Предоставление чек-листов и инструкций;
• Ознакомительные встречи с коллегами, созвоны;
• Экскурсия по рабочим помещениям;
• Объяснение основных правил и ответ на возникшие вопросы
• Дарение небольших подарков: ручек, записных книжек, стикеров или кружек с символикой бренда.

Состояние сотрудника:

Так как в первый день новые сотрудники зачастую ощущают напряжение, в первый день необходимо снизить уровень стресса и вселить ему чувство защищённости, дать ему понять, что про него помнят и специально подготовились к его приходу.

3. Первая неделя

Цель: Детальнее погрузить в первые задачи и его роль в коллективе.

Действия со стороны HR и руководителя:

• Знакомство сотрудника с продуктом или услугами, что предоставляет компания;
• Помощь в изучении рабочих инструментов с помощью регламентов;
• Организация тренингов или курсов;
• Дальнейшее знакомство с командой;
• Проведение встреч для обсуждения процесса;
• Проведение неформальных встреч.

Состояние сотрудника:

В это время работник получает свои первые задания и начинает разбираться в своих должностных обязанностях.

4. Первый месяц

Цель: Добиться от сотрудника самостоятельной работы.

Действия со стороны HR и руководителя:

• Предоставление обратной связи;
• Предоставление обучения или курсов для самостоятельного прохождения;
• Постепенное сокращение постоянного наблюдения.

Состояние сотрудника:

Человек начинает обретать уверенность в своих действиях, и ему всё меньше требуется помощь старших коллег. Также работник постепенно выстраивает рабочие отношения с другими сотрудниками, активнее погружается в командную работу и проекты.

5. Завершение испытательного срока

Цель: Закончить подготовку нового члена команды.

Действия со стороны HR и руководителя:

• Финальная оценка сотрудника и подведение итогов онбординга;
• Построение дальнейших планов работы.

Состояние сотрудника:

Человек уже может выполнять все основные задачи сам, лишь изредка обращаясь с вопросами. Дедлайны точно соблюдаются, а сам работник начинает проявлять всё больше инициативы по рабочим вопросам и перенимает больше ответственности за свои действия.

Ошибки онбординга

❌Отсутствие наставника

Недостаточно просто дать сотруднику всю справочную информацию и надеяться, что он разберётся сам. Для удачной адаптации необходим человек, что уже знает всю «внутреннюю кухню» компании. Иначе человек может что-то не так понять или не понять вовсе, что вызовет затруднения в дальнейшем.

❌Перегрузка информацией

Как и везде, нужно знать меру. Информации нужно время, чтобы усвоиться, поэтому не стоил сразу же рассказывать новому сотруднику историю компании и изобретения продукта, подробности про сам продукт, ещё и топ-10 интересных фактов про каждого из коллег. Всё перепутается или не запомнится.

❌Отсутствие обратной связи

Если вы хотите получить сотрудника, что будет работать соответственно ожиданиям компании, то вам необходимо давать обратную связь. Без неё человек не поймёт, что он делает неправильно, и какое поведение ему стоит закрепить.

❌Отсутствие плана

«Да, там разберёмся по ходу». Онбординг нельзя строить по наитию или по ситуации, потому что в итоге получится хаотичное обучение, которое не вносит ясности, а лишь путает. Сотруднику будет труднее влиться в работу, и это займёт больше времени.

❌Одинаковый подход ко всем

Онбординг новичка в профессии и уже устоявшегося эксперта не будет проходить одинаково, так как у этих людей будут разные потребности. Одинаковый подход может вызвать раздражение или путанницу, поэтому его необходимо подстраивать под кандидатов.

Инструменты онбординга

• LMS. Система управления обучением для сотрудников позволяет структурировать корпоративные знания и создать на их основе полноценное обучение с курсами, тестами и отчётами;
• Корпоративная база знаний. Единое хранилище необходимо для того, чтобы структурировать всю рабочую информацию (чек-листы, документы, мануалы и тд) и сделать её доступнее и проще в восприятии;
• Welcome-курсы. Это специальные курсы, из которых человек может узнать о компании и её структуре, целях, миссии, о базовом документообороте и ключевых сотрудниках;
• Чек-листы. Это списки действий, которые направляют сотрудника: показывают, как найти информацию, как оформить отпуск по регламенту или обратиться за помощью;
• Корпоративный портал. Платформа для работников, на которой ведутся все рабочие процессы. Она объединяет задачи, информацию, обучение и общение в рамках одной системы;
• Геймификация. Инструмент для вовлечения людей в процессы и поднятия их мотивации. Эффект достигается за счёт использования игровых механик;
• Чат-боты. Они могут автоматически отвечать на самые распространённые вопросы, оптимизируя скорость подачи информации;
• Наставничество. Старший и более опытный сотрудник, который помогает новичку адаптироваться в новом рабочем пространстве на основе своего примера.

Метрики для оценки эффективности онбординга

Представим: вы выстроили новую систему онбординга. Теперь необходимо оценить её эффективность, чтобы утвердить или внести изменения. Для этого используются метрики:

• Текучесть на испытательном сроке

Рассчитывается по формуле:

Количество ушедших сотрудников ∕ среднесписочная численность × 100%

• Скорость выхода на продуктивность (Time to Productivity)

Высчитывается среднее время выхода на эффективную работу. Для этого опрашиваются руководители, от которых HR-менеджер получает количество недель или месяцев.

Показатели складываются и делятся на количество новых сотрудников, чтобы получить среднее время. Позволяет оценить качество онбординга и обучения.

• Процент завершения онбординга (Completion Rate)

Рассчитывается по формуле:

Количество успешно прошедших ∕ общее количество людей на ИС × 100%

• Итоговая стоимость найма (Cost per Hire)

Эта метрика показывает, сколько было затрачено на приём сотрудников и его онбординг. Рассчитывается по формуле:

Внешние+внутренние затраты ∕ количество нанятых = стоимость найма

• eNPS

Этот индекс показывает уровень удовлетворённости. Зачастую, его вычисляют с помощью вопроса: «Какова вероятность, что вы порекомендуете компанию как место работы вашим друзьям или знакомым?». Ответы на него по шкале от 0 до 10 и создают eNPS.

Ответы от 0 до 6 считаются ответами «критиков», а ответы на 9-10 баллов считаются ответами «промоутеров». Рассчитывается eNPS по формуле:

Промоутеры% − критики% = eNPS

Результат выше 0 — хорошо. Выше 30 — отлично.

Дистанционный онбординг

Отдельно стоит выделить такой тип онбординга, как дистанционный, ведь в современных реалиях он стал более распространённым явлением. У него есть свои особенности:

• Физическое отсутствие в офисе может снизить ощущение принадлежности к компании и команде;
• Культура компании не так сильно влияет на сотрудника или не влияет вовсе;
• Сотруднику легче запутаться в процессах.

Инструменты для дистанционного онбординга

Вместо классических инструментов в цифровом онбординге используются:

• Видеовстречи вместо звонков или встречи в переговорке;
• Видеотуры по офису;
• Назначение «виртуального помощника» для вопросов;
• Регулярные встречи;
• Записанные видео-инструкции;
• Welcome-call с руководителем.

Заключение

Онбординг — это процесс плавного ввода человека в корпоративные задачи. Он является основой, на которой построят адаптацию и всю дальнейшую работу в компании.

Во время этого процесса от сотрудника не ожидают идеальной работы. Это этап привыкания к новой среде и знакомства с правилами, коллегами и обязанностями.

Основные этапы онбординга: пребординг, первый рабочий день, первая неделя, месяц и завершение ИС.

Отсутствие наставника, перегруженность информацией, отсутствие обратной связи, плана онбординга и гибкости являются основными ошибками на этом этапе.

Нужно отслеживать результаты онбординга по мтерикам и менять применяемые инструменты на их основе.