Около 70% сотрудников остаются в компании, если прошли через структурированный онбординг (исследование SHRM). Первые месяцы на новом месте — то, как они проходят — определяют будущее работника в компании. Поэтому HR-отделу крайне важно не просто выстраивать этот процесс, но и анализировать его результаты.

Для этого используются различные метрики онбординга (KPI онбординга), про которые мы сегодня и расскажем.

Что такое метрики онбординга и зачем их отслеживать

Onboarding metrics — это метрики для анализа данных и процессов для дальнейшего формирования HR-аналитики. С их помощью отдел может реагировать на изменения в процессе найма, продуктивности сотрудников, эффективнее управлять расходами и составлять прогнозы. 

Анализ именно онбординга нужен компании для:

  • рассчёта затрат и обоснования затраченных средств;
  • выявления проблемных мест и борьбы с ними;
  • предотвращения большой текучести кадров
  • сравнения со средними показателями адаптации персонала на рынке труда и понимания своего уровня;
  • отсутствия стагнации и упадка компании.

Что дают метрики онбординга бизнесу

  1. Снижение текучести

Важно произвести хорошее первое впечатление на нового сотрудника, чтобы он принял решение остаться. Структурированный и понятный онбординг положительно повлияет на это и, как следствие, снизит текучесть кадров.

  1. Сокращение затрат на найм

Чем меньше сотрудников уходят в процессе онбординга, тем меньше компания тратит на набор.

  1. Ускорение выхода на результат

Правильно проведённый онбординг, во время которого сотрудник узнаёт основы работы, знакомится с коллегами и инструментами, позволит новичку быстрее влиться в продуктивный темп работы.

  1. Повышение вовлечённости новичков

Онбординг, который включает нового сотрудника в коллектив и способствует общению с коллегами, а также объясняет основы, даёт сотруднику чувство общности с коллективом и эффективно вовлекает в рабочие процессы.

  1. Удержания персонала

В первые месяцы человек решает, оставаться ему или нет. Хороший онбординг — это один из инструментов для удержания. Он показывает человеку, что его ждали и готовы поддержать.

*на основе SHRM, Gallup и других

Как собрать данные для расчёта метрик онбординга

Прежде, чем анализировать и составлять метрики онбординга, разберёмся, как для них собирается информация. Сейчас помимо привычных способов появились новые инструменты, которые помогают автоматизировать сбор данных.

  • HRM-системы, то есть онлайн платформы, на которых автоматизируются HR-процессы и управление персоналом. Там также есть база данных по сотрудникам и компании;
  • LMS, то есть система автоматизированного обучения. На ней можно создавать курсы, запускать тестирование и собирать статистику. Нужна для анализа обучающей части онбординга;
  • Корпоративные порталы. На них объединяется вся деятельность компании, то есть там есть и автоматизация HR-процессов, и обучение, и назначение задач, и общение с коллегами. Плюс может быть внедрена геймификация для повышения вовлечённости и эффективности онбординга;
  • Опросы сотрудников — привычный метод сбора информации;
  • Интервью по итогам испытательного срока. Действенный метод для сбора более развёрнутых ответов на вопросы.

Основные метрики эффективности онбординга

Нет одной универсальной метрики онбординга, которая сразу же анализировала бы все его аспекты, поэтому всегда используется несколько систем расчёта для оценки эффективности онбординга.

Retention Rate

Применяется для подсчёта количества сотрудников, которые остаются в компании после онбординга. Он позволяет понять, есть ли в процессе какие-то проблемы, отпугивающие новичков.

 Для расчёта берётся количество оставшихся, количество всего нанятых сотрудников и подставляется в формулу:

Кол-во оставшихся за Y дней / кол-во нанятых за Y дней × 100% = Retention Rate (RR)

Чаще всего замер делается по истечению первого месяца, 3 месяцев и полугода. Хорошим показателем онбординга является результат от 80%. 

Пример: Компания А наняла 10 сотрудников в разные отделы, и после 3-х месяцев из них осталось 7 человек. Следовательно, RR = 7/10х100%. RR = 70%. Это означает, что компании нужно проанализировать процесс, чтобы не полностью поменять его, а немного улучшить, так как он почти достигает минимально хорошего показателя в 80%.

Early Turnover Rate

Эта метрика онбординга показывает уровень текучести в первые месяцы работы или за год. Его следует поддерживать на минимальных показателях, а расчитывать можно двумя способами:

Формула 1: Кол-во ушедших новых сотрудников за Y дней / кол-во ушедших сотрудников за Y дней × 100%

Формула 2: Кол-во ушедших новых сотрудников за Y дней / кол-во нанятых новых сотрудников за Y дней × 100%

Причины высокой текучести во время онбординга могут быть связаны с основными ошибками в этом процессе: отсутствием обратной связи или точного плана, одинаковым подходом ко всем людям или перегруженностью.

Нормой для уровня текучести признаётся цифра в 10%. Однако ситуация меняется от профессии к профессии. Например, в IT — 10-15%, в медицине это около 20%, а в колл-центрах и вовсе около 35%.

Time to productivity

Этот параметр показывает, как быстро сотрудник выходит на нормальный и продуктивный темп работы, чтобы HR-отдел понимал удачность проведённого онбординга.

Есть несколько способов получить эти цифры.

Метод 1. Провести опрос руководителя и получить количество недель или месяцев, в которые новые сотрудники были оценены как «продуктивные». Далее эти числа складываются и подставляются в формулу:

Кол-во продуктивных дней / кол-во новичков = среднее время продуктивности

Норма у каждой должности и профессии будет разной. Например:

  • Линейный сотрудник — до месяца.
  • Специалисты — от 45 дней до 3-х месяцев.
  • Руководители — от 3-х месяцев до полугода.
  • В колл-центре продуктивная работа ожидается уже на 1-2 месяц.
  • В финансовой сфере — на 3-4 месяц.

Completion Rate

Этот KPI онбординга демонстрирует процент завершения процесса и то, насколько успешна система по внедрению новых сотрудников. Этот процент рассчитывается по формуле:

Количество успешно прошедших / общее количество новичков × 100%

Можно разделить онбординг на этапы и снимать метрику по каждому из них, чтобы точнее выделить момент, в который новые сотрудники покидают компанию. Также этот показатель онбординга используется для проверки программы обучения новых работников.

Хорошим результатом считается 70-80% завершения. Средним — 60-70%. Если же цифры меньше, то HR-сотрудникам стоит задуматься об изменении их системы онбординга.

Удовлетворённость новичков

Один из способов оценки эффективности онбординга — это проведение опросов новых сотрудников. Вопросы из разряда «насколько вам рады в отделе» или «понимаете ли вы свои задачи» оцениваются по шкале. Потом результаты переводятся в проценты.

Хорошее значение — от 80%. Если ответы приводят к цифре в 70-80%, то HR-отделу стоит внимательнее рассмотреть процесс и внести коррективы. Меньше 70% же означает, что необходимы срочные изменения или полная переработка системы.

Удовлетворённость измеряется в первый и последний месяца онбординга.

eNPS

Ещё одна метрика онбординга, которая получается на основе опроса, который состоит всего из одного вопроса: «Порекомендовали бы вы нашу компанию как место работы друзьям и знакомым?» Все ответы же делятся на три категории: промоутеры (от 9 до 10 баллов), нейтральные (7-8 баллов) и критики (0-6 баллов). Затем это подставляется в формулу:

Промоутеры% − критики% = eNPS

Результаты выше 0 считаются хорошими, ну а выше 30 — и вовсе отличными. Для HR-отдела этот показатель онбординга демонстриурет общую удовлетворённость сотрудника компанией, коллективом и обстановкой.

Стоимость онбординга сотрудника

Компании важно понимать, какие суммы уходят на набор сотрудников, а HR-отделу необходимо доказывать целесообразность используемых ими мер при наборе и онбординге. Для этого рассчитывается стоимость. 

Для расчёта необходимо узнать затраты на обучение, время наставников, руководителя и HR, а также упущенную продуктивность, пока сотрудник внедрялся в процессы. Все они складываются для получения стоимости.

Результат потом используется и для того, чтобы получить ROI инвестиций в онбординг: его стоимость сравнивается с ценой замены сотрудника.

Дополнительные метрики

  • Выполнение целей испытательного срока

На каждый ИС устанавливаются цели, которых должен достичь новый сотрудник. Определять эффективность онбординга можно по тому, как быстро он осуществил этот план или в каком количестве.

  • Уровень вовлеченности новичков

Классический метод — проведение опросов и анализ поведения сотрудника (его участие в корпоративных мероприятиях или обсуждениях). Новый способ же — использование корпоративной платформы с дальнейшим анализом проведённого на ней времени, глубины просмотра и так далее.

  • Количество ошибок в первые месяцы работы

Эта метрика онбординга помогает выявить слабые стороны сотрудника, чтобы HR-отдел и руководитель могли либо подобрать нужное обучение, либо определить для себя целесообразность дальнейшего сотрудничества с работником.

  • Активность в обучающих программах

Многие программы для обучения, LMS и СДО системы позволяют проводить аналитику оконченного курса или урока на основе автоматизированного тестирования после него.

  • Оценка руководителя по итогам онбординга

Обратная связь от руководителя получается путём опроса и показывает его удовлетворённость проведённым онбордингом. Она помогает HR-отделу точнее проработать процесс по специфику каждого отдела. 

Типичные ошибки при оценке эффективности онбординга

  1. Оценка только текучести

Одна лишь текучесть не сможет показать вам, успешен ли процесс внедрения новичка в работу или нет: сотрудник может остаться и после плохого онбординга, при этом имея низкую вовлечённость и продуктивность.

  1. Отсутствие целевых значений

Оценка без ориентиров попросту не будет работать, так как вы не будете понимать, хорош или плох ваш результат. Всегда нужны значения-референсы, на которые можно полагаться или к которым компания стремится.

  1. Нерегулярный сбор обратной связи

Во-первых, это может вызвать вопросы у новых сотрудников: «Почему спросили мнение у одних, но не у других?» Во-вторых, нерегулярный сбор может оказаться критичным и для самих HR-сотрудников, так как не позволит своевременно реагировать на изменения в поведении сотрудников.

  1. Игнорирование различий между должностями и отделами

KPI онбординга для рядового сотрудника и руководителя будет отличаться как сроками, так и проводимыми мероприятиями. Нельзя оценивать, например, time to productivity по единому стандарту у всех, так как это приведёт к неправильной оценке эффективности онбординга.

  1. Отсутствие связи метрик с бизнес-результатами

Метрики онбординга должны служить на пользу компании: демонстрироваться на собраниях и ложиться в основу изменений. Для руководства это цифры, которые влияют на прибыль или убытки.

Как повысить показатели онбординга

Допустим, в процессе анализа выясняется, что в онбординге есть недочёты или ошибки. Что в таком случае необходимо сделать HR-отделу? Вот некоторые меры, которые повысят показатели онбординга:

  • Внедрение чек-листов. Это «план действий» для сотрудника делает процесс понятным и чётким.
  • Наставничество. Новичку назначается старший коллега, всегда готовый помочь и показать на своём примере, как надо работать.
  • Автоматизация онбординга. Делает процесс чётким и понятным для всех участников.
  • Микрообучение. Если после обучения сотрудники затрудняются применять полученные знания или и вовсе плохо их усваивают, то можно разделить обучение на небольшие фрагменты, которые будут порционно подаваться сотруднику. Так будет проще запомнить и применить на практике каждый элемент.
  • Регулярная обратная связь. Заведите привычку раз в неделю давать новичкам отзыв об их работе и спрашивать их о состоянии дел. Налаженная коммуникация позволит быстро выявлять проблемы и пути их решения.
  • Геймификация. Игровые механики и награды снимают стресс с новых сотрудников и делают процесс онбординга увлекательным, что повышает мотивацию и вовлечённость.
  • Персонализированный онбординг. Процесс можно менять в зависимости от типа личности и должности, чтобы повысить шансы на успех.

Заключение

Метрики онбординга помогают HR-отделу и руководителям принимать решения на основе цифр и данных, а не личных ощущений. Благодаря ним можно снизить текучесть кадров, увеличить продуктивность и эффективность онбординга и ускорить процесс обучения.

Компания должна всегда отслеживать KPI онбординга и внедрять изменения, ведь меняются и сами сотрудники, и мир вокруг. Без своевременной реакции бизнес рискует понести убытки.