Дистанционное обучение является частью обучающих программ в 70% компаний (на основе исследования от HR Ratings). Оно позволяет эффективно масштабировать обучение и включить в него персонал из любых городов. Это удобный формат, который однако подойдёт не всем компаниям.

В этой статье расскажем о том, когда применимо дистанционное обучение, как правильно организовать его, и как не ошибиться при внедрении такого формата в вашей компании.

Что такое дистанционное обучение сотрудников

Дистанционное обучение персонала — это формат передачи знаний, который реализуется на интернет-порталах (LMS, СДО или просто платформы для видеоконференций). В отличие от разовых вебинаров, это обучение носит систематический характер.

Пример:

✗ Одноразовый вебинар «Обновление CRM системы» — не является дистанционным обучением.

✓ Программа адаптации новичков на платформе LMS с 15 модулями и промежуточными тестами — является дистанционным обучением.

Компании обращаются к этому формату потому, что он удобен для участников (можно подключиться из любого места и в любое время), доступнее очного обучения и дешевле. Плюс с ним проще отследить успеваемость каждого сотрудника и измерить общую эффективность курса.

Дистанционное обучение применяется для:

  • адаптации новичков; 
  • обучения продукту;
  • внедрения новых инструментов или регламентов в рабочие процессы;
  • повышения компетенций и развития новых навыков;
  • обязательного обучения или аттестации.

Преимущества дистанционного обучения

  1. Снижение затрат на обучение персонала

Для организации очного обучения нужно найти аудиторию, собрать учеников или даже оформить для кого-то командировочные, подготовить раздаточные материалы, если таковые подразумеваются и так далее. Всё это дорого обходится, тогда как дистанционный формат помогает сократить часть расходов на обучение.

  1. Обучение без больших потерь рабочего времени

Для посещения дистанционного урока сотруднику не нужно освобождать время на дорогу: он может просто подключиться прямо со своего рабочего места, чтобы пройти небольшой урок.

  1. Гибкость

Во-первых, обучение доступно для людей в любом месте. Во-вторых, многие курсы сохраняются после прохождения и остаются доступны ученикам, чтобы те могли в любой момент времени повторить материал с удобной для них скоростью.

  1. Масштабирование обучения 

Дистанционный формат позволяет масштабировать обучение сотрудников. Поэтому оно часто применяется в филиальных сетях, компаниях с удалённым штатом или командах с высокой текучестью.

  1. Индивидуальные траектории развития

В обучающих программах проще отслеживать успехи каждого ученика и подстраивать под них обучение: снижать темп, предоставлять дополнительные разъяснения или наоборот увеличивать темп. Подобная персонализация повышает эффективность обучения и вовлечённость самих учеников.

  1. Контроль результатов обучения

Современные обучающие системы часто имеют инструменты для сбора информации и аналитики, которые помогают контролировать результаты. Благодаря этому преподаватели или HR-сотрудники могут собирать отчётность, вносить коррективы в программу и освобождать время от рутинной проверки тестов.

Форматы дистанционного обучения

Видеокурсы

В этом формате информация передаётся через видео: это может быть прямая трансляция или запись, которая предоставляется ученикам для просмотра. Здесь не подразумевается связь между учениками и преподавателем — это просто обучающие видео с односторонним каналом коммуникации.

Преимущества видеокурсов

  • Мобильность: не важно, где находится ученик — он сможет посетить видеокурс.
  • Доступность: материалы курсов сохраняются, и ученики получают доступ к ним 
  • Простота в производстве: для записи видеоурока достаточно камеры и презентации.
  • Стоимость: ученики экономят на проезде, а компания — на аренде и расходниках.

Недостатки видеокурсов

  • Отсутствие контакта: зачастую ученики не могут задавать вопросов или попросить повторить сказанное. Из-за этого вовлечённость в процесс падает, что может повлиять на запоминаемость материала.
  • Малый контроль: преподаватель не может посмотреть, кто из учеников слушал его внимательно, а кто — просто включил на задний фон. Можно, конечно, прибегать к таким уловкам, как просьба всех включить камеру, но это работает только при прямых трансляциях. Однако что делать, если учеников 50?

Вебинары

Вебинар является противоположностью видеокурса в плане взаимодействия участников: ученики и преподаватель постоянно взаимодействуют друг с другом посредством живого диалога или чата, а сама подача материала производится в интерактивной форме (часто «вопрос-ответ» формула).

Плюсы вебинара

  • Мобильность и доступность.
  • Высокая вовлечённость: все участники сильно заинтересованы, так как могут непосредственно участвовать в дискуссиях или задавать вопросы.
  • Стоимость: семинар (офлайн форма вебинара) требует больших вложений на организацию мероприятия, тогда как онлайн вариант дешевле и проще.
  • Уменьшение стресса: говорить на большой публике в реальности страшнее, чем по видеосвязи, где камера может быть даже не включена. Для некоторых людей подобный формат становится возможностью побороть скромность и задать вопрос.

Минусы вебинара

  • Риск сбиться: у спикера подготовлены заготовки или презентация, но он всегда может увлечься темой или ответами на вопросы, из-за чего время вебинара будет потрачено на что-то иное.
  • Технические неполадки: не редки ситуации, когда на подобных трансляциях начинаются проблемы со звуком или демонстрацией экрана. Лучше не рисковать и проводить тестовые вебинары.
  • Отсутствие контакта: для преподавателя может быть сложно говорить для десятка иконок с выключенными камерами, если он привык видеть лица, по которым сразу понятно — интересно им или нет.

Микрообучение

Один урок — один навык. Это правило микрообучения, где за занятие длиной от 5 до 10 минут разбирается лишь одна тема. Зачастую такой подход используется, когда необходимо разобрать новые рабочие инструменты, разобрать конкретную ошибку или передать навык. Микрообучение проводится в онлайн и офлайн форме в зависимости от задачи.

Плюсы микрообучения

  • Результат: так как всё внимание концентрируется на одной вещи, она лучше запоминается.
  • Легко встроить в рабочий день.
  • Высокая вовлечённость.
  • Персонализация: микроуроки легко адаптировать под нужды компании или сотрудника благодаря их короткой форме.

Минусы микрообучения

  • Нельзя брать сложные и обширные темы: на них просто не хватит времени, либо раскрытие будет настолько неполным, что это навредит пониманию.
  • Фрагментарность полученных знаний: есть риск, что в итоге знания не объединятся в систему. Из-за этого сотрудник не сможет применить навык в отличающейся от примера ситуации.
  • Не для всех: некоторым необходимо больше времени, чтобы освоить навык или понять тему.

Смешанное обучение

Этот тип применяется компаниями чаще всего (до 70% бизнесов), так как он заимствует всё самое лучшее от офлайн и онлайн обучения. Он сочетает в себе классические способы передачи информации и интерактивные, современные подходы. Например, материал подаётся в форме квеста на платформе, после чего отрабатывается вместе с преподавателем на практике в аудитории.

Плюсы смешанного обучения

  • Индивидуальный подход: на обучающем портале преподаватель может отслеживать успехи персонала и корректировать под него программу будущих практических занятий.
  • Вовлечённость: геймификация на онлайн портале и живое общение с преподавателем увеличивают заинтересованность в материале.
  • Обратная связь: во время практики преподаватель может обсудить с сотрудниками проблемы, указать на сильные стороны и направить.

Минусы смешанного обучения

  • Стоимость: практика и очные занятия требует аудитории и времени.
  • Сложность организации: нужно понять, что будет преподаваться онлайн, а что — очно, плюс подобрать подходящую форму для передачи и отработки знаний.
  • Риск перегрузить сотрудников: если использовать слишком много разных механик онлайн и офлайн форматов, то ученик просто перенасытится и потеряет интерес.

Как организовать дистанционное обучение сотрудников

Шаг 1. Определить цели обучения

Дистанционное обучение сотрудников должно отвечать бизнес-целям. Например, компания хочет повысить продажи. Следовательно, обучение будет направлено на повышение компетенций продажного отдела. Или компания хочет увеличить количество возвращающихся клиентов. Для этого она может направить силы на улучшение сервисной службы за счёт корпоративного обучения сервисных инженеров.

Также среди типичных причин для введения обучающих систем находятся адаптация, поиск новых управленцев и повышение квалификации.

Шаг 2. Оценить потребности сотрудников

Теперь необходимо ответить на эти вопросы:

— Сколько свободного времени есть у сотрудников, или сколько они готовы выделить на обучение?

— Какой формат способствует лучшему запоминанию материала?

— Каковы их изначальные компетенции?

— Какие навыки сотрудники хотели бы развить?

Ответы получаются с помощью опроса коллектива или из разговоров с руководителями.

Шаг 3. Выбрать формат обучения

На основе целей обучения и потребностей сотрудников выбирается подходящая форма передачи информации. Например:

  • Необходимо повысить качество обслуживания клиентов. У операторов не много времени, поэтому выбирается форма микрообучения, где есть короткие видеоуроки с теорией и диалоговые тренажёры для закрепления новых паттернов общения;
  •  Бизнес нуждается в новом руководителе отдела продаж, и один из сотрудников имеет потенциал и высказывает желание занять эту должность. Компания решает на основе смешанного обучения вырастить специалиста.

Шаг 4. Выбрать платформу для обучения

Определившись с форматом, компания переходит к выбору платформы для него: это может быть обычная платформа для видеозвонков, целый корпоративный портал или LMS система. Конечно, выбор делается и на основе финансовых возможностей компании.

Шаг 5. Подготовить контент

Самый долгий этап. Все знания собираются, фильтруются и структурируются по блокам. На их основе затем записываются видеоуроки, подготавливаются презентации или планы для практических занятий. Также некоторые системы помогают формировать на основе предоставленной ей информации тесты, диалоговые тренажёры и другие интерактивные формы.

Шаг 6. Запустить обучение

Дистанционное обучение можно запустить сразу на всех сотрудников, для которых оно создавалось, или на небольшую выборку, чтобы протестировать созданную систему. Во время обучения HR-сотрудникам и руководителям необходимо поддерживать работников, мотивировать и интересоваться их успехами.

Шаг 7. Оценить результаты

После завершения важно провести анализ. Во-первых, оцениваются бизнес-результаты, которые принесло обучение персонала: ROI, влияние на клиентов и лояльность, производительность штата, качество продукции и другие параметры, на изменение которых была направлена обучающая деятельность.

Во-вторых, оценивается сама эффективность обучения и его качество: какова была вовлечённость сотрудников, их «клиентский опыт», метрика завершения обучения или тестов и так далее. 

Какие инструменты использовать для дистанционного обучения

LMS

Learning Management System — это платформа, на которой компания может управлять обучением своих сотрудников, проводить тестирование и анализировать результаты.

LMS автоматизирует многие процессы: самостоятельно создаёт курсы и проверочные работы по заданной информации, собирает и проверяет результаты. Также в неё часто интегрированы игровые механики (геймификация), чтобы сделать дистанционное обучение интереснее.

В целом LMS делает процесс получения знаний удобным как для учеников, так и для HR-сотрудников и руководителей.

База знаний

Это единое хранилище, в котором собрана вся необходимая для обучения информация. Она доступна всем ученикам в любое время, даже после завершения курсов. Базу знаний важно сделать понятной: с чёткой категоризацией, фильтрами и поисковой системой.

Видеоконференции

Видеоформат подачи информации. Конференция может быть записана заранее или проводиться в прямом эфире. Есть разные типы видеоконференций: звонок, урок, вебинар, трансляция и так далее. Зачастую здесь не подразумевается обратная связь от слушателей.

Тестирование сотрудников

Необходимо для отслеживания успеваемости сотрудников. Плюс знание, что после урока тебя ожидает тестирование, мотивирует запоминать важные детали. При этом нужно не перегрузить учеников тестами, чтобы не вызвать отторжение формата. Также важно проработать логичность вопросов-ответов и выстроить справедливую систему оценивания.

Геймификация

На опыте Gamification Lab, мы можем выделить самые часто применяемые и работающие инструменты геймификации, которые используются компаниями во время обучения сотрудников:

  • Рейтинги. Мотивируют сотрудников занимать первые места и получать назначенные награды (признание начальства, бонусы и тд). 
  • Внутренняя валюта и магазин. Валюта внедряется в качестве наград за завершение урока или курса. Потом сотрудники могут обменять её в магазине на настоящие товары. Посредством реальной выгоды мотивация учеников повышается.
  • Мгновенная обратная связь. Система мгновенной реакции, когда сотрудник тут же получает оценку или награду, положительно влияет на вовлечённость: человеку всегда приятно видеть, как оценивают его труды.
  • Квесты. Превращают курс в череду небольших заданий с наградами. Таким образом становится легче продвигаться по ходу обучения.

Типичные ошибки при внедрении дистанционного обучения

  1. Отсутствие чётких целей

Обучение сотрудников без цели не принесёт значимых результатов, потому что у него не будет критерия для оценки. Сам HR-отдел не будет понимать, зачем оно проводится, а работники — зачем они в этом участвуют. Подобное вызывает фрустрацию и ощущение впустую потраченного времени.

HR-сотрудники и руководство должны всегда организовывать обучение во имя решения определённых задач и объяснять причины его внедрения.

  1. Некачественный контент

Знания, которые вы собираетесь подавать сотрудникам, должны быть полезными и проверенными: не используйте для формирования базы знаний один ИИ или первый сайт из поисковика. Всегда старайтесь находить экспертов или экспертные материалы.

  1. Отсутствие мотивации сотрудников

Нельзя надеяться на то, что работники будут благодарны и замотивированы пройти курс просто потому, что вы его предоставили. Необходимы механизмы мотивации, которые заставят даже скептиков пройти обучение. Применяйте геймификацию и показывайте личным примером заинтересованность в процессе.

  1. Отсутствие контроля результатов

Без него нельзя будет понять, эффективно ли обучение, каковы затраты и доходы, и что думают сотрудники. HR всегда должен снимать метрики и реагировать на изменения, чтобы вовремя исправлять ошибки или обновлять устаревшие методы обучения персонала.

  1. Сложные или длинные курсы

Темы могут быть разными, но нужно уметь вычленить из них всё самое важное или разделить на небольшие курсы. Создавать огромное и сложное обучение на несколько месяцев — закладывать основу для провала корпоративного обучения. Такой объём точно отпугнёт часть сотрудников.

Заключение

Дистанционное обучение — это современная форма передачи знаний, которая активно используется в бизнес-сфере. Она помогает адаптировать новичков, внедрять новые рабочие инструменты, продукты и регламента, а также повышать квалификацию сотрудников.