Интранет-порталы. Что это такое и как с ними работать?
Что такое интранет?
Интранет — это внутренняя сеть компании, доступная только авторизованным пользователям. В отличие от интернета, который является глобальной сетью, открытой для всех, интранет защищён и закрыт от внешних пользователей. Это позволяет организации контролировать доступ к своим данным и поддерживать конфиденциальность информации. Организации используют интранет для обмена информацией, управления задачами, обучения и хранения документов, которые не должны быть доступны за пределами сети.
Для чего компаниям нужен интранет-портал?
Такая система объединяет все ключевые процессы и информацию в компании в одном удобном месте. Он помогает собрать разрозненные элементы в единую систему, что значительно упрощает работу. Часто в организациях разные задачи и данные хранятся в различных системах — задачи и проекты ведутся в одном приложении, обучение проводится через другое, а заявки, вроде отпусков или технических запросов, обрабатываются вручную или через ещё одну систему. Это создаёт неэффективность и приводит к путанице. Интранет-портал решает эту проблему, интегрируя всё в одно пространство.
Когда все нужные инструменты и ресурсы собраны в едином интерфейсе, это снижает количество времени, которое тратится на поиск информации или выполнение рутинных задач. Для оформления отпуска нужно лишь зайти в один раздел, а для доступа к курсам повышения квалификации — в другой. Это значительно ускоряет процессы и минимизирует ошибки. Чем меньше времени сотрудники тратят на бюрократию и поиски, тем больше у них остаётся энергии для продуктивной работы, что в конечном итоге увеличивает их вовлечённость и удовлетворённость.
Корпоративный портал и интранет: синонимичные термины
Часто термины «интранет» и «корпоративный портал» используются как синонимы, и это оправдано. По сути, второе — это разновидность первого. Это тот же закрытый сетевой ресурс, но с расширенным функционалом, специально предназначенным для улучшения внутренних коммуникаций, автоматизации рутинных процессов и повышения производительности. Портал может включать в себя инструменты для управления проектами, HR-системы, системы дистанционного обучения (LMS) , внутренние социальные сети и многое другое.
Чем корпоративный портал отличается от сайта компании
Корпоративный портал — это система, доступная только сотрудникам. Она создана для того, чтобы упростить их рабочие процессы: объединить задачи, обучение, формы и другие элементы в одном месте. Такая система улучшает коммуникации, ускоряет решение задач и делает взаимодействие между отделами проще и удобнее.
Сайт, напротив, предназначен для внешней аудитории. Это публичный интернет инструмент, с помощью которого компания рассказывает о своих продуктах, услугах и новостях широкой публике. Сайт направлен на привлечение клиентов и создание имиджа.
Базовый функционал портала
Функционал портала в интранете обычно охватывает ключевые аспекты для обеспечения работы компании и удобства сотрудников. Основные функции могут включать:
- Централизованное управление задачами. Все задачи собираются в одном месте, где сотрудники могут отслеживать свой прогресс и получать новые задания. Это помогает упростить процессы и избежать путаницы.
- Система коммуникации. Переписка, обсуждения и чаты. Здесь же можно хранить всю историю обсуждений и обмена документами, что улучшает командную работу.
- Обучение и развитие. Через интегрированные LMS (системы дистанционного обучения) сотрудники могут проходить тренинги, повышать квалификацию и адаптироваться к новым требованиям.
- Управление документами. Все необходимые доки находятся в одном месте, легко доступны и упорядочены. Это касается отчетов, инструкций, шаблонов и форм для заявок.
- Инструменты HR. Поддержка автоматизации процессов найма, адаптации и работы с заявками на отпуск, больничный и т.д.
- Корпоративные новости и медиа. Публикации новостей, обновлений и важных объявлений, а также доступ к архиву событий и медиафайлам.
Оцениваем преимущества и недостатки интранет-портала
Преимущества:
- Централизованный доступ к информации. Все ресурсы, включая документы, задачи и обучающие материалы, находятся в одном месте, что облегчает поиск и ускоряет выполнение KPI.
- Повышение эффективности. Автоматизация рутинных задач: обработки заявок или отправки отчетов, позволяет сосредоточиться на более важных задачах и уменьшает количество ошибок.
- Улучшение коммуникации. Интранет-порталы часто предлагают интегрированные чаты, форумы и новостные ленты, что способствует упрощению внутреннего общения и прозрачности.
- Безопасность данных. Закрытая система гарантирует, что только авторизованные пользователи имеют доступ к конфиденциальной информации.
- Адаптация и обучение. Возможность включить систему обучения (LMS) помогает ускорить адаптацию новых сотрудников и улучшить квалификацию действующих.
Недостатки:
- Высокие затраты на внедрение. Разработка и настройка структуры требует значительных ресурсов и может быть сложной для маленьких и средних бизнесов.
- Необходимость поддержки и обновлений. Система требует регулярного технического обслуживания, включая обновления, чтобы поддерживать его актуальность и безопасность.
- Сложности с адаптацией. Некоторым может быть трудно привыкнуть к новому инструменту, что может снизить эффективность его использования на первых этапах.
- Риск информационной перегрузки. При чрезмерной насыщенности разделов и функций портал может оказаться громоздким и усложнить поиск нужной информации.
Интранет-портал Gamification Lab
Наш продукт – это живая среда, которая соединяет всех в одном пространстве. Тут каждый элемент помогает решить задачу, сэкономить время и повысить вовлеченность.
Структура всегда под рукой. Любой может найти нужного коллегу, уточнить должность, подразделение и проследить цепочку взаимодействий между отделами. Все данные собраны и структурированы так, что не приходится бесконечно искать контакты или уточнять, кому что передать.
Новости компании — это своеобразная лента, где всегда можно узнать о последних успехах, мероприятиях, изменениях в работе. Важные объявления не теряются в ворохе писем, а приходят именно туда, где их наверняка прочтут. Это создает ощущение вовлеченности в жизнь компании: есть понимание, что происходит, и сотрудники чувствуют себя частью общего процесса.
База знаний — хранилище корпоративной мудрости. Здесь собраны все важные документы, инструкции, регламенты и ответы на типичные вопросы. Если раньше нужно было по крупицам искать информацию, теперь всё под рукой: от инструкций по безопасности до гайдов по новым продуктам.
Тесты и опросы помогают оценить навыки сотрудников и следить за их прогрессом. Например, новички могут пройти базовое тестирование сразу после онбординга, а текущие сотрудники — плановые проверки знаний. Это помогает вовремя выявить слабые стороны и вовлечь персонал в процесс постоянного обучения.
Документы — здесь можно найти и отправить заявки, запросить отпуск или отчитаться о проделанной работе. Это упрощает бюрократию и экономит время как сотрудников HR-отдела. Заполнил форму, нажал на кнопку — готово.
Конкурсы и игры — яркий элемент портала, который добавляет жизни и энергии. Соревнования, викторины, а иногда и что-то более сложное вроде корпоративной мафии или челленджей. Все конкурсы связаны с корпоративной валютой, которую можно тратить в магазине.
Корпоративный магазин — место, где можно потратить накопленную валюту на полезные и приятные бонусы: от подарков коллегам до улучшений рабочего места. Всё это дополнительно стимулирует сотрудников участвовать в активностях.
Gamification Lab выполняет утилитарные функции и делает это с душой, создавая среду, где каждому приятно и удобно работать.
Кейс внедрения: РНКБ Банк
Цель была амбициозной: снизить сменяемость персонала и повысить вовлечённость. И здесь на помощь пришла геймификация!
Как это работало?
Каждую неделю сотрудники получали индивидуальные миссии — задачи, которые помогали не только в работе, но и развивали новые навыки. Например, можно было заработать квалификационные браслеты за успешное выполнение задач, а за активное участие — визуально подниматься в командном рейтинге на виртуальной доске.
Для тех, кто любит работать в команде, были и групповые миссии. Достижения сотрудников отображались на дашборде, а каждое выполненное задание превращалось в дополнительные бонусы — от возможности провести планёрку до свободного дня с куратором.
Преимущества:
- Сокращение текучести на 9,82% — это реальные люди, которые остались в компании благодаря грамотному подходу. Плановые показатели в 13% не были достигнуты, они снизились, благодаря мотивации через игру.
- Повышение качества обработки звонков — на 46%! Виртуальные награды действительно сработали: каждый участник старался показать лучший результат, зная, что за его труд будет достойное вознаграждение.
- Рост визитов — на 11,5%. Больше консультаций, больше довольных клиентов, а это — прямой результат вовлечённости сотрудников в игровой процесс.
Итоги:
Gamification Lab внедрили интранет-портал в бизнес-процессы РНКБ Банка, и это дало ощутимые результаты. Улучшение показателей не только по числам, но и по внутреннему климату в команде — люди стали больше общаться, активнее включаться в процессы, и это сказалось на общей эффективности работы.
Такой подход не только решает задачи бизнеса, но и улучшает рабочий настрой сотрудников, превращая их ежедневную рутину в захватывающее путешествие с реальными целями и достижениями.
